Gule Post-it lapper, kommunikasjon over telefon, perm på perm med dokumentasjon, kjenner du deg igjen? I denne teksten ønsker jeg å beskrive et alternativ hvor det benyttes et IT-system for bedre kontroll.

Periodisk vedlikehold / faste oppgaver
Forvalter av eiendommen kan sette opp faste rutiner hvor det gjennomføres kontroller
på eksempelvis bygningsdeler, teknisk anlegg, sikkerhet og utføre arbeid som hindrer forfall.
Et system strukturerer og sorterer arbeidsoppgaver effektivt, og lagrer dokumenter for oppslag. Dersom arbeidet krever bistand fra ekstern håndverker, vil dette kunne følges opp særskilt for å sikre riktig kvalitet og pris til riktig tid. Uten et godt system kan det fort bli kostbart dersom noe oppstår i etterkant av utført arbeid, uten at dokumentasjonen er i orden.

Vaktmester / driftsansvarlig
For enkel innrapportering av utført arbeid er det viktig at systemet er lett tilgjengelig og brukervennlig. Systemet bør eksempelvis kunne benyttes på mobile løsninger som mobil og nettbrett. Når rutinene er ferdig definert vil systemet angi hva som skal gjøres og hvor arbeidet skal utføres.

Ad-hoc oppgaver
Oppgaver som ikke er planlagt kan være feil eller mangler som oppstår underveis.
Disse må også innrapporteres og dokumenteres. Denne type oppgaver vil i noen tilfeller kunne utbedres umiddelbart av vaktmester, men i andre tilfeller er det behov for bistand fra en leverandør. For økt service ovenfor leietakere er det en trygghet at deres henvendelser også blir registrert. Dette vil gi en samlet oversikt over alle oppgaver på eiendommen og en mer effektiv håndtering.

Oppsummert
Hovedgevinsten ved å sette driftsoppfølging i system er at alle oppgaver håndteres og dokumenteres. I tillegg gir et system bedre grunnlag for kostnadskontroll og kundeservice. Vi i Fenistra leverer et system for driftsoppfølging som stadig forbedres i tett samarbeid med våre kunder. Ta gjerne kontakt om du ønsker en presentasjon.